Revolución en la facturación electrónica, lo que las empresas colombianas deben saber sobre la resolución 000202 de la DIAN, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) ha dado un paso trascendental en el proceso de modernización del sistema tributario colombiano con la expedición de la Resolución 000202 de 2025, una normativa que transforma profundamente el ecosistema de la facturación electrónica en Colombia.
Este nuevo marco normativo sustituye el anterior proyecto de resolución y establece directrices claras y exigentes para los contribuyentes obligados a expedir factura electrónica. Las modificaciones impactan desde la recolección de datos personales, hasta los tiempos de emisión de facturas, pasando por un incremento en la vigilancia y fiscalización de parte de la DIAN.
La resolución es más que una actualización normativa: representa una transformación estructural en la forma como las empresas interactúan con el Estado y con sus propios clientes. La implementación de nuevas tecnologías, protocolos de seguridad y flujos de información automatizados será determinante para que las empresas puedan seguir operando de manera legal, eficiente y competitiva.
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Cambios estructurales que exigen adaptación inmediata
Según Sovos Saphety, empresa líder en soluciones tecnológicas para cumplimiento fiscal, las nuevas disposiciones suponen un reto significativo para las organizaciones colombianas. La velocidad de implementación que exige la resolución hace imprescindible una revisión urgente de los procesos internos de facturación, así como de las plataformas tecnológicas utilizadas.
Karoll Cuadros, gerente de eCommerce de Sovos Saphety, advierte:
“Esta resolución marca un antes y un después en la gestión de la facturación electrónica. Las empresas deben actuar con rapidez para adaptar sus procesos y evitar sanciones. La exigencia de mayor trazabilidad y la automatización de datos en la DIAN requieren soluciones tecnológicas avanzadas que no afecten su operación”.
La Resolución 000202 entra a operar como una herramienta dual: por un lado, aumenta la eficiencia del sistema tributario nacional; por el otro, exige a los contribuyentes una transformación digital acelerada. Quienes no estén preparados, corren el riesgo de incurrir en incumplimientos costosos que podrían traducirse en multas económicas y bloqueos operacionales.
Principales novedades de la Resolución 000202
1. Protección de datos personales más estricta
Uno de los elementos más llamativos de esta normativa es la redefinición de los límites en la recolección de datos personales. A partir de su entrada en vigor, los facturadores electrónicos solo podrán solicitar nombre completo, número de identificación y correo electrónico del comprador.
Se elimina la posibilidad de recolectar información como dirección física, teléfono y otros datos sensibles sin consentimiento explícito. Este cambio se alinea con las políticas de protección de datos y privacidad del consumidor, pero también representa un cambio sustancial en las bases de datos comerciales, especialmente en sectores como el retail, el eCommerce y los servicios financieros.
2. Simplificación operativa con base de datos centralizada
Para agilizar la emisión de documentos electrónicos, la DIAN ha puesto en marcha una base de datos centralizada, desde la cual los facturadores podrán consultar directamente los datos del adquirente utilizando el número de identificación.
Esta medida busca reducir errores y estandarizar procesos, pero al mismo tiempo genera preocupaciones sobre el acceso y la seguridad de la información sensible. Será fundamental que las empresas fortalezcan sus sistemas de ciberseguridad y apliquen buenas prácticas en el manejo de información compartida con terceros.
3. Flexibilidad para servicios públicos
Las empresas prestadoras de servicios públicos domiciliarios tendrán ahora 48 horas después de prestar el servicio para generar y transmitir la factura electrónica. Este cambio reconoce la realidad operativa de estas compañías, muchas de las cuales enfrentan retos logísticos en zonas rurales o con conectividad limitada.
Aunque representa una mayor flexibilidad para las empresas, este punto también puede suponer un reto para el seguimiento fiscal en tiempo real, y requerirá ajustes tecnológicos para garantizar el cumplimiento dentro del plazo.
4. Prohibición de cobros no autorizados
Una modificación de gran impacto social es la prohibición expresa de incluir cobros adicionales en las facturas de servicios públicos sin la autorización previa del usuario. Esta medida fortalece la transparencia y confianza del consumidor y previene prácticas abusivas que durante años fueron foco de quejas y reclamos.
Las empresas deberán implementar sistemas de autorización explícita, trazabilidad de cargos, y mecanismos claros para que los usuarios aprueben o rechacen servicios complementarios.
5. Mayor vigilancia y sanciones más severas
Uno de los puntos más críticos de la resolución es el fortalecimiento del poder fiscalizador de la DIAN. A partir de ahora, los contribuyentes que no cumplan con las nuevas disposiciones podrán ser objeto de:
Multas económicas significativas.
Bloqueos operacionales, lo que impediría a las empresas seguir facturando hasta ponerse al día con la normativa.
Este enfoque no solo busca asegurar el cumplimiento, sino también reducir la evasión fiscal y promover una cultura empresarial más transparente.
Oportunidades para quienes se anticipen
Aunque el panorama podría parecer desafiante, Sovos Saphety asegura que la Resolución 000202 también abre nuevas oportunidades para las empresas colombianas, particularmente en lo relacionado con la transformación digital y la mejora de procesos.
Entre los beneficios estratégicos que las organizaciones pueden obtener al adoptar la normativa de manera proactiva se destacan:
a. Impulso a la transformación digital
La necesidad de modernizar plataformas de facturación y automatizar procesos tributarios representa una oportunidad para mejorar la eficiencia operativa, reducir errores humanos y optimizar recursos.
b. Optimización de la gestión documental
La nueva validación automática de datos con la DIAN permitirá a las empresas reducir tiempos en la generación de facturas, evitar errores frecuentes y mejorar la experiencia del cliente.
c. Refuerzo en la seguridad de la información
La centralización de datos en la DIAN exigirá protocolos más robustos de protección de datos, lo que también puede trasladarse a mejoras generales en ciberseguridad organizacional.
d. Estabilidad financiera y cumplimiento normativo
Cumplir a tiempo evitará sanciones y bloqueos, fortaleciendo la estabilidad financiera y reputacional de las empresas. Las organizaciones que lideren esta transición serán vistas como modelos de buenas prácticas empresariales.
El desafío de pasar del cumplimiento a la estrategia
La Resolución 000202 no debe entenderse como una simple modificación regulatoria. Para Karoll Cuadros y los expertos de Sovos Saphety, el verdadero reto radica en pasar del cumplimiento obligatorio a una visión estratégica del ecosistema tributario.
“La DIAN ha acelerado la transformación digital en Colombia. Las compañías que adapten su estrategia digital de forma integral no solo evitarán sanciones, sino que ganarán en competitividad frente a aquellas que respondan de forma reactiva”, concluye Cuadros.
Esto implica formar al talento humano, alinear a los equipos legales, contables y de tecnología, y adoptar soluciones tecnológicas que permitan escalar, integrarse con sistemas internos y responder a futuras actualizaciones normativas.
¿Qué deben hacer las empresas ahora?
Las organizaciones deben iniciar de inmediato un plan de acción estructurado que contemple:
Diagnóstico del sistema actual de facturación.
Evaluación de proveedores tecnológicos que garanticen cumplimiento.
Capacitación del personal contable y administrativo.
Revisión de la recolección y uso de datos personales.
Diseño de planes de contingencia frente a sanciones o bloqueos.
Además, resulta clave establecer canales de comunicación directa con la DIAN, participar en capacitaciones oficiales y mantenerse al día con los cambios normativos.
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Hacia un nuevo paradigma tributario
La Resolución 000202 representa mucho más que una actualización técnica: redefine la relación entre las empresas, el Estado y los consumidores. Su correcta implementación puede convertirse en una ventaja competitiva para las compañías que entiendan que el cumplimiento normativo es también una herramienta para mejorar su operación, fortalecer su reputación y avanzar hacia la digitalización plena.
El nuevo paradigma exige adaptabilidad, tecnología y visión estratégica. La pregunta no es si las empresas deben cumplir, sino cómo hacerlo de manera inteligente para liderar en un entorno cada vez más regulado y competitivo.
