Obligatoriedad y excepciones en la emisión de factura electrónica en formato POS, en Colombia, la implementación del documento equivalente POS electrónico ha generado un amplio debate y considerable confusión entre los contribuyentes. A raíz de la Resolución 165 de 2024, que establece nuevas normativas sobre la emisión de facturas electrónicas, muchos se preguntan si ahora están obligados a emitir facturas electrónicas en formato POS, o si existen excepciones que les permiten no hacerlo. Busca aclarar estas dudas y proporcionar una visión detallada de las obligaciones y excepciones contempladas en la legislación colombiana.
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Contexto de la Resolución 165 y el Decreto Único Tributario
La Resolución 165, promulgada en 2024, ha introducido cambios significativos en la forma en que las empresas y personas naturales en Colombia deben documentar sus transacciones comerciales. Según lo establecido en el artículo 1.6.1.4.3 del Decreto Único Tributario y el artículo 8 de la mencionada resolución, la emisión de un Documento Electrónico, ya sea una factura electrónica de venta o un documento equivalente electrónico, es obligatoria para todos aquellos que comercialicen productos o servicios en el país.
Sin embargo, la normativa también establece ciertas excepciones temporales a esta obligatoriedad. Es crucial para los contribuyentes entender quiénes están exentos y bajo qué condiciones, para asegurarse de cumplir con la ley y evitar posibles sanciones.
¿Quiénes Están Obligados a Emitir Factura Electrónica en Formato POS?
La respuesta general es que todos aquellos que realicen actividades comerciales en Colombia deben emitir un Documento Electrónico para sustentar sus transacciones. Esto incluye a empresas de todos los tamaños y sectores, así como a personas naturales que vendan productos o presten servicios gravados con IVA.
La obligatoriedad de emitir factura electrónica no solo busca mejorar la eficiencia y transparencia en las transacciones comerciales, sino también reducir la evasión fiscal y facilitar la gestión tributaria por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
No obstante, existen ciertas excepciones a esta regla, que permiten a algunos contribuyentes no estar obligados a emitir factura electrónica o documento equivalente electrónico, al menos temporalmente. Estas excepciones están claramente delineadas en la normativa y se aplican a sectores específicos y bajo condiciones estrictas.
Excepciones a la Emisión Obligatoria de Factura Electrónica
A continuación, se detalla una lista de sujetos que, según el artículo 8 de la Resolución 165, están temporalmente exentos de emitir factura electrónica o documentos equivalentes electrónicos:
- Instituciones Financieras: Incluye bancos, corporaciones financieras y compañías de financiamiento, que por la naturaleza de sus operaciones están exentas de esta obligación.
- Juntas de Acción Comunal: Siempre y cuando no soliciten devolución o compensación de saldos a favor en el IVA, según lo establecido en el artículo 2 del Decreto 442 de 2023.
- Cooperativas y Fondos de Empleados: Esto abarca cooperativas de ahorro y crédito, organismos cooperativos de grado superior, instituciones auxiliares del cooperativismo, cooperativas multiactivas e integrales, y fondos de empleados que realizan operaciones financieras.
- Prestadores de Servicios Externos sin Residencia Fiscal en Colombia: Aquellos que presten servicios electrónicos o digitales y no tengan residencia fiscal en el país están exentos de emitir factura electrónica.
- Empresas de Transporte Público: Tanto personas jurídicas como naturales que presten servicios de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros no están obligadas a emitir factura electrónica, siempre que cumplan con las condiciones estipuladas.
- Personas Vinculadas Laboralmente y Pensionados: Aquellos cuyos ingresos provienen exclusivamente de actividades laborales o pensiones no están obligados a emitir factura electrónica.
- Comerciantes Minoristas y Artesanos: Aquellos que cumplan con los requisitos especificados en el Estatuto Tributario, artículo 437, parágrafos 3 y 5, que incluyen:
- Ingresos brutos totales inferiores a 3500 UVT’s del año anterior.
- No tener más de un establecimiento comercial.
- No operar bajo franquicias, concesiones, regalías, autorizaciones u otros sistemas de explotación de intangibles.
- No ser usuarios aduaneros.
- No tener contratos de venta o servicios gravados por valor igual o superior a 3500 UVT’s.
- Consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras anuales no superiores a 3500 UVT’s provenientes de actividades gravadas con IVA.
- Solo vender bienes excluidos o prestar servicios no gravados con ingresos brutos anuales inferiores a 3500 UVT’s.
Consideraciones Importantes para los Contribuyentes
Es crucial para los contribuyentes evaluar si cumplen con las condiciones para estar exentos de la emisión de factura electrónica. Aquellos que califiquen para la exención deben asegurarse de que cumplen con todas las características mencionadas para mantener este beneficio. Además, es importante tener en cuenta que los ingresos brutos utilizados para determinar la elegibilidad para la exención no deben incluir ingresos derivados de relaciones laborales, pensiones o ganancias ocasionales.
Por otro lado, aquellos contribuyentes que no están obligados a emitir factura o documento equivalente electrónico, pero que deseen hacerlo de manera voluntaria, pueden beneficiarse de varias ventajas. Emitir factura electrónica no solo facilita la gestión administrativa, sino que también ofrece beneficios en términos de transparencia y control fiscal.
Ventajas de la Facturación Electrónica
La facturación electrónica ofrece múltiples beneficios tanto para los contribuyentes como para la administración tributaria. Algunos de los principales beneficios incluyen:
- Eficiencia en la Gestión Administrativa: La facturación electrónica reduce significativamente el tiempo y esfuerzo necesarios para gestionar documentos fiscales, lo que permite a las empresas enfocarse en sus operaciones principales.
- Reducción de Errores y Fraude: Al automatizar el proceso de emisión de facturas, se minimiza la posibilidad de errores humanos y se dificulta la manipulación de documentos fiscales.
- Facilidad en el Cumplimiento Tributario: La facturación electrónica simplifica el proceso de cumplimiento con las obligaciones tributarias, facilitando la presentación de declaraciones y el pago de impuestos.
- Transparencia y Confianza: La emisión de facturas electrónicas fortalece la transparencia en las transacciones comerciales, lo que puede mejorar la relación con clientes y proveedores.
- Contribución a la Modernización del Sistema Tributario: Al adoptar la facturación electrónica, los contribuyentes apoyan la modernización del sistema tributario colombiano, contribuyendo a una economía más eficiente y formal.
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Reflexiones Finales
La obligatoriedad de emitir factura electrónica en formato POS es una realidad para la mayoría de los contribuyentes en Colombia, pero también existen excepciones importantes que deben ser consideradas. Aquellos que se encuentren en los sectores o situaciones exentos deben asegurarse de cumplir con las condiciones necesarias para mantener dicha exención. Sin embargo, la adopción voluntaria de la facturación electrónica puede ofrecer múltiples beneficios y preparar a las empresas para un futuro en el que la digitalización y la automatización serán cada vez más predominantes.
Para aquellos que aún no han adoptado la facturación electrónica, es recomendable explorar sus ventajas y considerar una transición hacia este sistema, que es inevitable en el panorama fiscal y comercial actual. Facturatech, con su experiencia en el ámbito de la facturación electrónica, está lista para acompañar a las empresas y contribuir a que este proceso sea lo más sencillo y beneficioso posible.
